Objetivo

Presentar los principales flujos de trabajo de la Suite Empresarial y su interacción con las diferentes funcionalidades del ERP.

Alcance

Este documento muestra los principales ciclos financieros utilizados en las empresas. Explica las principales funcionalidades, así como algunas configuraciones complementarias.

Módulos que integran la solución

• Contabilidad General (CG)
• Control Bancario (CB)
• Cuentas por Pagar (CP)
• Cuentas por Cobrar (CC)
• Activos Fijos (AF)
• Caja Chica (CH)
• Compras (CO)
• Control de Inventarios (CI)
• Facturación (FA)

Procesos

Ciclo de Ingresos

El proceso inicia con la generación del pedido, a partir del cual se genera la factura y se afecta el inventario (esta afectación puede ser por medio de reserva de existencias o consumo directo de las mismas); si la factura generada es de crédito la misma enviada a cuentas por cobrar; todos los procesos anteriores a excepción de las reservas generan asientos contables (siempre y cuando esté activa la contabilidad en el módulo).

Al realizar el cobro, se afecta el módulo de bancos mediante el registro de la transferencia o el cheque (este proceso se realiza directamente desde el módulo de cuentas por cobrar), a su vez este proceso genera el asiento contable respectivo.

Proceso de pedidos – Módulo de Facturación

En el pedido se selecciona el cliente (asociando automáticamente su categoría, nivel de precios, condición de pago, entre otros), se definen las diferentes líneas de pedidos (cada artículo trae su grupo de cuentas para la generación de asientos contables, impuestos y demás características asociadas al mantenimiento respectivo).

Previo a facturar el sistema realiza validaciones automáticas (existencias y/o reservas de inventarios, precios existentes para cada artículo en la lista de precios respectiva), avisos de incumplimientos (documentos vencidos, límite de crédito) y autorizaciones (exceder límite de crédito, facturación con documentos vencidos, aprobación de descuentos, entre otros). También permite que se configure la aprobación de pedidos, si esto forma parte del proceso de los clientes.

Configuración de precios – Módulo de Facturación

Se puede seleccionar para cada lista de precios el nivel que mejor se adapte a las necesidades del negocio, también se pueden crear grupos de reglas de descuento, reglas por clientes o por artículos. Esto se asocia directamente al pedido por medio del cliente.

Asignación de consecutivos – Módulo de Facturación

Cada tipo de documento puede tener uno o más consecutivos. Cada consecutivo establece la numeración del documento y su formato de impresión. Por ejemplo:

En caso de que el cliente lo requiera pueden crear nuevos consecutivos y en los países donde se utiliza Documentos Electrónicos, se deben crear los consecutivos necesarios para cumplir con los requerimientos legales.

Formato de asientos de venta^[1] – Módulo de Facturación

Ventas Locales

Asiento:

Cuentas de Ventas, Costo de Ventas e Inventario

Se toma de las cuentas contables de los artículos en el módulo de Control de Inventarios

Cuentas de Impuesto de Ventas y Cuentas por Cobrar

Se toma de las cuentas contables de las categorías de clientes en el módulo de Administración del Sistema

Ventas Exterior

Asiento:

Cuentas de Ventas, Costo de Ventas e Inventario

Se toma de las cuentas contables de los artículos en el módulo de Control de Inventarios

Cuentas de Impuesto de Ventas y Cuentas por Cobrar

Se toma de las cuentas contables de las categorías de clientes en el módulo de Administración del Sistema

Reportes estándar del sistema – Facturación

Los reportes incluidos en el proyecto son los siguientes:

• Reporte de pedido
• Reporte de utilidad estándar
• Un formato de factura
• Un formato de devolución

Asientos registrados^[2] – Módulo de Cuentas por Cobrar

Categorías de Clientes:

Permiten la clasificación o separación de las cuentas por cobrar de los clientes. En este caso el sistema utiliza la de clientes nacionales (LOC) y la de clientes exterior (EXT).

Es acá donde se definen las cuentas contables que se utilizaran para los diferentes asientos.

Categoría Local:

Categoría Exterior:

Subtipos de documentos

En el caso de cuentas por cobrar siempre el tipo será venta. También nos permiten automatizar asientos de documentos ingresados directamente en el módulo de cuentas por cobrar siempre y cuando la contrapartida sea una única línea e integran los depósitos y transferencias directamente con el módulo de Control Bancario.

Asiento:

Registro de pagos integrado con bancos^[3] – Módulo de Cuentas por Cobrar

El pago se registra y aplica en el módulo de Cuentas por Cobrar y por el subtipo se relaciona directamente con el módulo de Control Bancario, mediante los subtipos de documentos; también se genera en línea el asiento contable que afecta ambos módulos.

Reportes estándar del sistema – Cuentas por Cobrar

Los reportes incluidos en el proyecto son los siguientes:

• Estado de Cuenta
• Análisis de Antigüedad
• Análisis de Vencimiento
• Nota de Crédito

Ciclo de Egresos

El proceso inicia con la generación de una solicitud de compra (este proceso puede omitirse y generarse directamente la orden de compra, posterior la solicitud es ligada a las órdenes de compra, según corresponda. Cuando la mercadería es recibida se genera el embarque, el cual busca la información de las líneas de la orden de compra que van a ser recibidas; en el caso de las importaciones se debe realizar una liquidación de compras.

Las facturas de compra son cargadas a cuentas por pagar desde el embarque, posteriormente se aprueban en cuentas por pagar, esto en caso de que deban ser utilizadas en una liquidación de compras. Las facturas adicionales como fletes y seguros se registran en Cuentas por Pagar, para ser luego ligas a la liquidación de compras.

Los pagos que se registran en el módulo de Compras, alimentan el módulo de Control Bancario mediante la transferencia o el cheque.

Definición de cuentas de inventario en tránsito^[4] – Módulo de Compras

Se utiliza una única cuenta debido a que, en el caso de las importaciones, en el asiento de cuentas por pagar se respeta el origen del proveedor, pero en la liquidación de compras se envía el 100% de los costos a inventario en tránsito exterior, por lo que si se separan estarían quedando con saldo y se debería realizar un ajuste manual.

Estás cuentas se toman del tab contable de los parámetros del módulo de compras.

Proceso de compras locales

Se genera la solicitud de compra, la cual es opcional; posteriormente esta es relacionada a la orden de compra, en caso de que no se use solicitudes de compra, se inicia con la orden de compra. En el embarque se realiza la recepción de la mercadería (ingreso a inventario), se cargan las facturas a cuentas por pagar y se generan los asientos contables respectivos.

Asientos de compras locales^[5] – Módulo de Compras

Asiento de Cuentas por Pagar

Cuentas de Cuentas por Pagar e Inventario en Tránsito

Categoría de Proveedores

Se toman de las categorías de proveedores del módulo de administración del sistema:

Parámetros de Compras

Se toman de los parámetros del módulo de compras:

Asiento de Control de Inventarios

Cuentas de Cuentas por Pagar y Control de Inventarios

Parámetros de Compras

Se toman de los parámetros del módulo de compras:

Control de Inventarios

Se toman de las cuentas contables de los artículos en el módulo de inventarios, indicadas en el grupo de cuentas asociado al artículo:

Proceso de compras de importación costo real

Asientos de importaciones^[6] – Módulo de Compras

Asiento de Cuentas por Pagar – Factura de Mercadería

Asiento de Cuentas por Pagar – Factura de Gastos

La cuenta de inventario en tránsito el sistema la sugiere automáticamente al asociar la factura del gasto al embarque de la compra.

Cuentas de Cuentas por Pagar e Inventario en Tránsito

Categoría de Proveedores

Se toman de las categorías de proveedores del módulo de administración del sistema:

La categoría exterior aplica para las facturas de la importación (proveedor).

La categoría local aplica para las facturas de gastos como fletes locales, seguros, bodegaje, etc.

Parámetros de Compras

Se toman de los parámetros del módulo de compras:

Asiento de Control de Inventarios

Cuentas de Cuentas por Pagar y Control de Inventarios

Parámetros de Compras

Se toman de los parámetros del módulo de compras:

Control de Inventarios

Se toman de las cuentas contables de los artículos en el módulo de inventarios, indicadas en el grupo de cuentas asociado al artículo:

Asientos de documentos locales registrados^[7] – Cuentas por pagar

Las categorías del proveedor permiten la clasificación o separación de las cuentas por pagar de los proveedores. En este caso el sistema utiliza la de proveedores nacionales (LOC) y la de proveedores exterior (EXT).

Es acá donde se definen las cuentas contables que se utilizaran para los diferentes asientos.

Categoría Local

Cuentas por pagar

Impuestos y Rubros

Asiento

El asiento refleja el registro de un gasto en el módulo de Cuentas por Pagar.

Asientos de documentos exterior registrados^[8] – Cuentas por pagar

Categoría Exterior

Cuentas por pagar

Impuestos y Rubros

En este caso las cuentas de los impuestos se ingresan como requisito de funcionamiento del sistema, debido a que el impuesto de ventas se vincula con la mercadería en la liquidación de compras y no en los documentos generados desde cuentas por pagar al proveedor del exterior.

Asiento

El asiento refleja el registro de un gasto en el módulo de Cuentas por Pagar.

Reportes estándar del sistema – Compras

Los reportes incluidos en el proyecto son los siguientes:

• Reporte de embarque
• Reporte de liquidación de compras
• Un formato de orden de compra

Subtipos de documentos – Cuentas por Pagar

Son los encargados de ligar los documentos de compra, servicios profesionales, intereses, alquileres con reportes legales (si es requerido), por medio de la columna tipo servicio. También nos permiten automatizar asientos siempre y cuando sean de una única línea e integra los pagos directamente con Control Bancario

Generación de Pagos – Cuentas por Pagar

Reportes estándar del sistema – Cuentas por Pagar

Los reportes incluidos en el proyecto son los siguientes:

• Análisis de Antigüedad
• Análisis de Vencimiento

Ciclo Contable

Integración Contable

La contabilidad se alimenta de las transacciones que se generan en los auxiliares (módulos del sistema) por medio de los asientos contables; pero por medio de la contabilidad no se alimentan los auxiliares.

Centros de Costos^[9] – Contabilidad General

La contabilidad por centros de costo permite desarrollar un catálogo de cuentas por áreas (o centros) de responsabilidad y se complementa con instrucciones uniformes que prescriben en detalle los débitos y créditos autorizados para cada tipo de cuenta. El resultado de estos se refleja en el Estado de Resultados (Ingresos menos costos).

El siguiente es un ejemplo de manejo de centros de costos:

Cuentas Contables^[10] – Contabilidad General

Formato en el que se registran, de forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que sufre el activo, pasivo o patrimonio, después de realizado un evento o hecho económico en la entidad. Se puede decir que la Cuenta Contable es la forma de clasificar las diferentes transacciones de la empresa. Y son importantes porque contienen la información que permite conocer los aumentos o las disminuciones y determinar los saldos de las mismas.

La base de datos cuenta con un catálogo de cuentas contables preconfigurado de acuerdo a las necesidades de cada país, en caso de que el cliente desee utilizar uno personalizado deberá adquirir un paquete de horas para que un consultor pueda apoyarlo con la tarea.

Procesos y Configuraciones Complementarios

Módulo Control Bancario

Integración con otros módulos de SoftlandERP

El módulo de Control Bancario, alimenta la contabilidad, pero a su vez él se alimenta de las transacciones que se generan desde Cuentas por Pagar (pago de proveedores) y Cuentas por Cobrar (cobro de facturas o documentos relacionados con las ventas)

A final de mes el saldo este auxiliar debe coincidir con lo que indica la contabilidad.

Cuentas Bancarias

Son un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente. El ERP permite mediante el registro de los movimientos realizados en el Banco controlar los saldos de las cuentas.

Desde este módulo se deben registrar los movimientos que no se generan debido a un movimiento en Cuentas por Cobrar o Pagar, por ejemplo, el pago de servicios públicos o movimientos entre cuentas bancarias.

Máscara de una cuenta bancaria

Este es un ejemplo de una máscara, sin embargo, pueden variar de acuerdo a los requerimientos de cada país.

Subtipos de Documentos

Son los encargados de ligar los documentos de compra, servicios profesionales, intereses, alquileres con reportes legales, por medio de la columna tipo servicio. También nos permiten automatizar asientos siempre que utilicen una única cuenta contable en la contrapartida.

Asiento^[11]

Módulo Activos Fijos

Generalidades

Registro de Activos

Definición

Activos Fijos son aquellos que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fábrica monta sus productos es un activo fijo porque permanece en la empresa durante todo el proceso de producción y venta de los productos.

La depreciación se calculará mediante el método de línea recta y la revaluación por medio de avalúo.

Consecutivos por tipo de activo

Configuración Contable^[12]

Las cuentas de los activos se configuran por tipo de activo.

Las cuentas de gastos por depreciación se configuran dentro de cada tipo de activo, y pueden variar según el centro de costo al que se asocie cada activo.

Generación del asiento contable^[13] de registro del activo

Asiento

Cuentas del activo (tipo)

Se toman de los tipos de activos en el módulo de Activos Fijos:

Cuentas de ingreso o retiro de activos

Se toman de los parámetros del módulo Activos Fijos:

Generación del asiento contable^[14] de depreciación mensual

Asiento

Cuentas de gasto por depreciación

Se toman de los tipos de activos en el módulo de Activos Fijos:

Cuentas de depreciación acumulada

Se toman de los tipos de activos en el módulo de Activos Fijos:

Reportes estándar del sistema

Los reportes incluidos en el proyecto son los siguientes:

• Valoración de Activos
• Depreciación Mensual de Activos

Control de Inventarios

El módulo de Control de Inventarios, alimenta la contabilidad, pero a su vez él se alimenta del módulo de compras y de facturación.

A final de mes el saldo este auxiliar debe coincidir con lo que indica la contabilidad para grupo de cuentas definido.

Contabilización de inventarios^[15]

El inventario es mercancías en posesión y disposición de la empresa. Pueden ser suministros propios, o mercadería para la venta.

SoftlandERP permite la definición de grupos de cuentas de inventario, mediante los cuales se definen las cuentas para la contabilización de las diferentes transacciones.

Grupos de cuentas contables

Tab General

Tab Local

Aquí se definen las cuentas para los asientos de ventas locales, también se define la cuenta de compras (cuenta transitoria) utilizada en los ajustes de inventario tipo compra y compra – devolución.

Tab Exterior

Aquí se definen las cuentas para los asientos de ventas por exportaciones, también se define la cuenta de compras (cuenta transitoria) utilizada en los ajustes de inventario tipo compra y compra – devolución.

Tab Consumo

Aquí se definen las cuentas para los asientos de los ajustes tipo consumo (se pueden seleccionar los tipos de consumo que se observan en la imagen de las cuentas). La cuenta de material en proceso es utilizada para la facturación de los artículos tipo kit o en los consumos del módulo de producción y costos.

Asiento

Se utiliza como ejemplo el asiento generado por un ajuste tipo misceláneo que aumenta el inventario, en la mayoría de los casos el asiento es similar, lo que varían son las cuentas y en el caso de los consumos los centros de costos (cuando se envía directo al gasto).

Se toman de las cuentas contables definidas en módulo de inventarios:

Tipos de transacciones del módulo

Reportes estándar del sistema

Los reportes incluidos en el proyecto son los siguientes:

• Transacciones por artículo
• Existencias de inventario
• Valoración de inventario
• Rotación de inventario

Anexo I. Localizaciones por país.

A continuación, se brinda una descripción de las funcionalidades y localizaciones según el país.

Costa Rica

Ciclo Contable

Catálogo de cuentas contable estándar

A continuación, se presenta una muestra del catálogo de cuentas estándar utilizado en la base de datos pre configurada

Es importante aclarar que si lo desean se pueden eliminar o agregar cuentas (siguiendo la estructura de las existentes), también pueden modificar las descripciones. Lo que no es modificable es la máscara o estructura de las mismas: 9-99-99-999-999.

Reporte D. 151

Para que el reporte D.151 funcione correctamente se deben ingresar los NIT (Números de Identificación Tributaria) cumpliendo con las siguientes máscaras: Física, jurídica, Nite y Dimex.

El formato del reporte es el siguiente:

Reportes contables – Directamente en SoftlandERP

Balance de Comprobación

Balance de Situación

Estado de Resultados

Reportes contables – Complemento de Excel

Balance de Situación

Estado de Resultados

Configuraciones varias para IVA y Monitor Fiscal

Mantenimiento de clientes

Permite la creación de los clientes con toda la información necesaria para temas comerciales y fiscales, incluye información:

• General del cliente.
• Condiciones Comerciales.
• Para documentos electrónicos.
• Direcciones de cobro, embarque.
• Tipificación tributaria.
• Otra información relevante.

Campos más relevantes:

Mantenimiento de proveedores

Permite la creación de los proveedores con toda la información necesaria para temas comerciales y fiscales, incluye información:

• General del proveedor.
• Condiciones Comerciales.
• Direcciones de cobro, embarque.
• Información para Documentos electrónicos
• Tipificación tributaria.
• Otra información relevante.

Campos más relevantes:

Documentos de cuentas por pagar

Permite el registro de las obligaciones por pagar a nuestros proveedores según las condiciones establecidas, además, muestra el cálculo y el comportamiento fiscal de la transacción y genera los insumos para el monitor fiscal.

Campos relevantes:

Operaciones de compras

Permite el registro de la solicitud de compra, orden de compra, embarque y la liquidación en aquellos casos que lo requiera.

El proceso de embarque es el que permite al registrar el documento de cuentas por pagar el definir el comportamiento fiscal con su afectación y cálculo del I.V.A., además de generar los insumos para el Monitor Fiscal

Campos relevantes

Mantenimiento de artículos

Este mantenimiento de artículos permite la creación y control de la gama de artículos, presentan características, clasificaciones, datos de compra, especificaciones y demás información requerida.

Además de la definición del comportamiento contable y el impuesto relacionado tributariamente para temas de I.V.A. y Reporte D104 del Monitor Fiscal.

Monitor Fiscal

Este módulo permite el manejo de los temas fiscales o tributarios relacionados al impuesto al Valor Agregado I.V.A., utilizando “dashboards” que muestran los índices de proporcionalidad estimada y real.

Además de lo relacionado a los libros de compras y ventas y el borrador para la declaración D-104 por Actividad Comercial.

1. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
2. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
3. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
4. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
5. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
6. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
7. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
8. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
9. Los centros de costos utilizados pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
10. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
11. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
12. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
13. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
14. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑
15. Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera SoftlandERP. ↑